Зачем вам нужна программа автоматизации такси?
- Самое ценное в бизнесе такси – это база клиентов! Имея в базе данных статистику по каждому клиенту, их можно «сортировать» и работать с ними... Методов работы масса: обзвоны, смс-ки, опросы, скидки, подарки, поздравления. В общем, налаживание нормальных дружеских, человеческих контактов.
По данным о клиенте в базе данных, сотрудники видят «ценность» каждого клиента, и сразу же могут соответственно относиться к клиенту. Самых худших клиентов можно и «уволить», а с самыми лучшими можно и лично познакомиться и стать «другом семьи».
- Только при помощи программы, которая «помнит» историю поездок каждого клиента, можно организовать эффективные системы скидок и «призовых» поездок клиентам.
- Программа позволяет объективно измерять результат каждого вида рекламы, а не вслепую «вбухивать» деньги в неэффективную рекламу.
- Можно анализировать работу водителей. Сразу как на ладони кто работает лучше всех, а кто вообще не работает. В программе фиксируются все замечания, сделанные водителям и другим сотрудникам.
- Можно анализировать загрузку диспетчерской по часам, по дням недели и заранее предпринимать меры для предотвращения потерь заказов в «часы пик».
- В результате внедрения программы сильно уменьшается зависимость от сотрудников. Они работают по простым, хорошо описанным сценариям. Если один уходит, то другой на его место готовится максимум за два дня. И они это быстро понимают и сразу же снижают свои амбиции.
- Программа автоматически ведет взаиморасчеты с водителями. Причем для разных групп водителей системы расчетов могут быть разные. Также можно материально заинтересовать диспетчеров, если большая часть их заработка будет вычисляться от количества обработанных заказов.
- Такие возможности программы, как взаимодействие с водителями и клиентами при помощи SMS-сообщений и через сайт фирмы, позволяют значительно разгрузить эфир и уменьшить нагрузку на диспетчеров. Программа может автоматически отправлять некоторые виды SMS-сообщений вообще без участия сотрудников. Возможен автоматический прием в программу заказов клиентов, сделанных на веб-сайте фирмы.
- Программа позволят быстрее и лучше обслуживать ваших клиентов! Использование истории поездок каждого клиента позволяет быстрее принимать заказы. Автоматическое вычисление стоимости заказа (по сложной системе тарифов), позволяет сообщать клиенту предварительную стоимость заказа прямо во время приема заказа. Своевременная сигнализация диспетчерам о состоянии заказов не позволят «терять» заказы даже в сложных условиях. Автоматически отправляемые SMS-сообщения обеспечивают идеальную точность и своевременность доставки информации водителям и клиентам.
- Программа существенно упрощает работу диспетчеров, работающих с водителями, так как в ней непрерывно видно состояние каждого работающего сейчас водителя: где он находится, что делает, его баланс, разрешено ли ему отдавать заказы и т.п.
- Только при помощи программы можно наладить качественное обслуживание корпоративных клиентов. Обычно, для каждого такого клиента имеются своя (довольно сложная) система тарифов, и если таких клиентов много, то «вручную» вычислять стоимость каждой поездки становится очень сложно. Каждому корпоративному клиенту нужно ежемесячно (или 2 раза в месяц) готовить документы: счета, акты, спецификации (отчеты о поездках). Причем, как правило, форма и содержание таких отчетов разные для разных клиентов! Применение программы «Заказ такси» в компаниях такси, ориентированных на работу с корпоративными клиентами, позволяет полностью автоматизировать всю эту работу и, таким образом, сократить количество сотрудников «расчетной группы». В программе можно также учет платежей корпоративных клиентов, и таким образом постоянно видеть «баланс» каждого клиента.
- Если у вас свой автопарк, то программа сильно упрощает работу с ним. Всегда видно в каком состоянии и где находится каждый автомобиль. Программа контролирует все «критические» сроки (ТО, страховки, сервисные книги) и своевременно выдает предупреждения. В программе полностью ведется история каждого автомобиля, а также ТО, ремонты, ДТП, выписываются Путевые листы, ведется учет ГСМ, использования топливных карточек.
В общем, программа - это основа правильного и контролируемого ведения бизнеса. И нужна программа в первую очередь руководству, а не рядовым сотрудникам. Именно руководители компании такси должны полностью ее освоить программу в первую очередь. По нашему опыту, успешно работают те службы такси, где именно руководитель первым осваивает и лучше всех разбирается в программе. А если руководитель в этом не участвует и отдает это кому-либо еще (особенно диспетчерам), то, как правило, ничего хорошего из этого не получается и программа либо не внедряется вообще, либо используется на несколько процентов ее возможностей.
Требования к программному обеспечению службы такси
На основе многолетнего опыта работы с нашими клиентами (более 100 компаний такси по всей стране, около половины которых работают на сверх конкурентном рынке Москвы), можно выделить следующие основные требования к программному обеспечению службы такси:
* Комплексная автоматизация всех участков работы: прием заказов, работа с водителями, работа с клиентами, получение разнообразных отчетов и документов, взаиморасчеты с водителями и сотрудниками, бухгалтерия (учет денег), кадры, служба безопасности, автопарк, автопрокат.
* Удобный и максимально быстрый прием заказов по телефону. Встроенные справочники улиц и популярных мест вашего города существенно ускоряют ввод адресов. Возможность гибкой настройки основных рабочих окон программы.
* Удобный и быстрый выбор водителя для назначения на заказ. Различные способы подбора водителя: очереди, смены, график работы.
* Учет замечаний и штрафов водителей. Настраиваемая система запрета водителей.
* Поддержка нескольких систем тарифов: в зависимости от класса автомобиля, от клиента, от длительности поездки, от расстояния, от времени суток и многих других параметров. Система фиксированных тарифов (между заданными районами либо объектами). Тарифы на дополнительные услуги. Автоматический расчет стоимости поездки.
* Настраиваемая система взаиморасчетов с водителями, в зависимости от многих параметров заказа. Для разных категорий водителей и даже отдельных водителей могут быть разные системы расчета.
* Настраиваемая система расчета вознаграждения операторов и диспетчеров.
* Формирование отчетов о различных аспектах деятельности службы такси за любой период.
* Поддержка современных способов связи с водителями и клиентами: при помощи SMS, через веб-сайт, PTT.
* Поддержка смен и графиков работы водителей
* Интеграция с картой города и окрестностей
* Удобная работа с клиентами. База данных клиентов, хранящая максимальную информацию о каждом клиенте: список его поездок, статистические данные (число поездок, общая их стоимость), список всех контактов с клиентом. Поддержка контактов с клиентами по телефону, через веб сайт, при помощи SMS и Email.
* Работа с категориями клиентов. Поддержка системы автоматических скидок и «юбилейных» поездок. Поддержка «черного списка» клиентов.
* Работа с корпоративными клиентами: индивидуальные тарифы, формирование счетов, актов и отчетов о поездках для каждой организации, требования к которым у каждой организации обычно также свои. Поддержка списка сотрудников организации, имеющих право делать заказы. Несколько способов оплаты: наличные, безнал., карточки.
* Автоматический прием заказов с веб сайта и по email от корпоративных клиентов.
* Оценка эффективности рекламных компаний.
* Поддержка настройки прав доступа сотрудников к различным функциям программы. Ведение журнала всех важных действий пользователей в программе.
* Несколько способов резервного копирования базы данных программы с целью защиты от потери информации.
* Поддержка функций работы с автопарком: учет ТО, ремонтов, ГСМ, путевых листов, резины, сроков страховки и т.п.
* Поддержка функций автопроката на общей базе данных автомобилей.
* Возможность оперативной доработки программы под конкретные требования заказчика.
* Подробная документация на программу. Возможность проведения обучения сотрудников.
* Оперативная техподдержка несколькими способами.
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеется довольно большое число программ для автоматизации диспетчерских такси самого разного качества.
При выборе программы вам следует обращать внимание на следующие факторы:
* Программа должна быть ориентирована именно на такси. Вы можете попробовать использовать дорогие CRM системы для работы в такси, сконфигурированные под это, но это плохой выбор, так как системы разрабатывались не для этих вещей, и тех функций, которые нужны вам, там вы просто не найдете. Кроме этого, цена внедрения такой системы будет высока.
Нужно заметить, что системы автоматизации такси на базе 1С, также работают довольно медленно (в силу самой концепции 1С). Их «конфигурирование» и развитие обычно осуществляется местными программистами, не знакомыми со спецификой программ для такси.
* Работает ли уже эта программа в других местах? Чем больше количество внедрений системы, тем больше вероятность того, что она подойдет и вам. Если программа работает только в одном месте, то наверняка она жестко ориентирована на какую то одну систему тарифов, расчетов с водителями и т.п. Доработать программу под ваши требования может быть очень сложно либо вообще невозможно.
* Как давно существует программа, и как долго она будет существовать? Как работает служба техподдержки программы? Выходят ли регулярно новые версии программы или ее разработка давно завершена и программа больше не развивается? Обычно не развиваются программы, у которых мало пользователей – у авторов просто нет стимулов ей заниматься.
В процессе развития вашей компании, вам наверняка будет нужно получать обновления программы, дорабатывать программу под новые требования. Возможны ли оперативные доработки программы?
* Есть ли возможность скачать с сайта поставщика и потестировать программу в течении некоторого периода? Если такой возможности нет, то это «кот в мешке»... Имеется масса нюансов, которые выясняются только в процессе практической работы с программой.
* Возможен ли ввод заказа без использования мыши? Если нет, то она не будет обеспечивать максимально быстрого приема заказов.
* Какие возможности и конкурентные преимущества вы получите? Что вы получите нового для ваших целей, и что нового сможете предоставить своим клиентам? С внедрением программы вы сможете предоставлять своим клиентам дополнительный сервис. Например, автоматическая отправка SMS клиентам и водителям, возможность использовать историю заказов клиента, предоставлять скидки постоянным или корпоративным клиентам, возможность измерения эффективности рекламы и т.п.
* Сначала определитесь, какие именно функции вам нужны. Получите ли вы нужные вам функции с этой программой? Какие потребуются отчеты для статистики, анализа и отчетности? Если их нет в программе, то как вы можете их получить?
* Оцените возможности настройки программы. Хорошая программа поддерживает несколько разных систем расчета стоимости поездки, взаиморасчетов с водителями. У лидеров рынка программ для автоматизации такси есть возможность настройки основных «рабочих» окон. Обязательно должна быть возможность настройки отчетов и других печатных документов (встроенный генератор отчетов), а также возможность экспорта данных в другие программы (Word, Excel).
* Какие возможности для масштабирования имеются у программной системы? Максимальное число рабочих мест, возможность подключения через интернет, возможности настройки прав доступа разных категорий сотрудников. Эти вопросы будут очень важны при расширении вашей компании.
* Важно, для какого региона и каких служб такси разработана программа. Системы тарифов, расчета стоимости поездки, расчетов с водителями очень сильно отличаются в крупных мегаполисах и в небольших городах. Даже между Москвой и Санкт-Петербургом имеется существенная разница в системах расчета стоимости поездки.
* Есть ли возможность загрузить в программу справочник улиц вашего города, стыковать программу с картой вашего города и окрестностей? Можно ли загрузить в программу ваш справочник клиентов, телефонов?
* Имеется ли у программы подробная документация, материалы для обучения ваших сотрудников, встроенная справка (help)?
* Как будет юридически оформлено ваше право на использование программы? Изучите договор поставки, сопровождения, лицензионное соглашение. Какие документы вы получите при приобретении программы? Какие гарантии предоставляют поставщики программы?
Это основные моменты, на которые нужно обратить внимание. На выбранной программе вам придется работать долгое время, поэтому нужно подойти к ее выбору и настройке очень внимательно.