Клиенты
Справочник клиентов предназначен для хранения информации о клиентах, формирования отчетов по клиентам, для рассылки SMS клиентам и т.п.
Информация о клиенте в справочник клиентов попадает автоматически из Заказа и обычно не требует непосредственного редактирования в окне Клиенты. Но тем не менее доступ для редактирования этой информации имеется и иногда полезно им воспользоваться, например для ввода данных об организации, добавления клиенту телефонов или исправления какой-либо ошибки.
В центре окна расположена таблица со списком клиентов. Видимость записей в таблице может быть ограничена при помощи признаков "Отмеченные", "Действующие", либо при указании Категории клиентов на вкладке "Категория". Можно также искать записи при помощи Фильтра или при помощи функции поиска по содержимому любой колонки таблицы (кнопка "Поиск" - <Ctrl+F>).
Записи в таблице клиентов могут быть отсортированы следующими способами: по Обозначению, по Категории, по Организации, по Коду, по Городу, по Деятельности и по Телефону путем выбора соответствующей вкладки в верхней части окна. При этом возможен быстрый поиск клиента по первым буквам его обозначения (или названия организации, или номеру телефона). Для этого нужно ввести первые буквы фамилии в поле "Обозн. для поиска", расположенного в верхней части окна, и нажать клавишу <Tab>. Курсор в таблице будет перемещен на запись об этом клиенте (если она имеется), либо на запись, первые буквы названия которой наиболее полно совпадают с введенными.
В верхней части окна находятся кнопки для выполнения основных операций:
- Добавить нового клиента (клавиша Insert)
- Изменить (открыть) запись о клиенте (клавиша Enter)
- Удалить запись о клиенте (клавиша Delete)
- Копировать имеющуюся запись об клиенте в новую запись
- Поиск клиента по содержимому любой колонки таблицы (Ctrl+F)
- Перевывести (обновить) данные в таблице
- Кнопки отметки записей в таблице. Можно делать отчеты только по отмеченным записям.
- Открыть окно "Контакты"
- Экспорт списка клиентов в таблицу Excel (в том виде, в каком он виден в данный момент в таблице - c учетом всех фильтров и других ограничений).
- Печатать список клиентов (с учетом выбранного Фильтра)
- Пересчитать итоговые суммы всех клиентов. Если включен параметр настройки программы "Автоматически изменять категорию клиента в зависимости от числа поездок", то при пересчете сумм одновременно может измениться Категория клиента и, следовательно, его скидка.
Программа поддерживает систему работы с клиентами на основе дисконтных карточек. Она
состоит в том, что постоянным клиентам предоставляется скидка, величина которой зависит от общего числа поездок клиента. Зависимость величины скидки от числа поездок описывается в Справочнике категорий клиентов. Для этого в записи о категории клиента имеются поля: "Скидка %" и "Число поездок от... по...". Программа может изменять Категорию клиента (следовательно, и его скидку) в зависимости от числа поездок клиента.
Скидка предоставляется только клиентам, имеющим дисконтную карточку фирмы. Для этого в записи о клиенте имеется поле "Карточка", в которое записывается номер карточки при выдаче ее клиенту. При вводе номера карточки в поле "№ карты" в записи о Заказе, программа находит по этому номеру всю информацию о клиенте: ФИО, адрес,
телефон, скидку...
Форма записи о клиенте:
Поля записи о клиенте:
- Код - Учетный код клиента в программе. Заполняется автоматически.
- Фамилия, Имя, Отчество - Фамилия имя и отчество клиента или контактного лица (для организации)
- Другой падеж - ФИО в дательном падеже
- Должность - Должность клиента
- Клиент - Фамилия, имя и отчество клиента или полное название организации. Если заполнены поля Фамилия, Имя и Отчество, то их содержимое можно копировать в поле "Клиент" нажатием на кнопку "стрелка вниз", расположенную над полем "Клиент".
- Обозначение - Краткое обозначение клиента для поиска. Название организации в этом поле нужно писать без "ООО" и кавычек.
- Карточка - Номер дисконтной карточки клиента. Если у клиента нет карточки (номер карты не введен) и текущее число его заказов больше четырех, то такой клиент в окне "Клиенты" помечается значком "Красный флаг", что означает, что клиенту пора выдать карточку.
- Категория - Категория клиента. Выбирается из Справочника категорий клиентов
- Скидка - Величина скидки клиента в процентах. Зависит от Категории клиента, но ее можно также установить и вручную.
- Пол - Пол клиента
- Вид рекламы - Выбор вид рекламы из справочника Видов рекламы.
- Тарифн. план - Тарифный план клиента. Для некоторых клиентов (обычно для организации) можно указать свой собственный тарифный план, который определяет совокупность тарифов для всех Классов автомобилей.
- Улица - Улица адреса клиента
- Дом, Корпус, Квартира - Номера дома, корпуса и квартиры адреса
- Район - Название района
- Страна - Выбор страны для адреса
- Адрес - полный адрес клиенте
- Территория - Выбор Территории клиента
- Кред. карта - Кредитная карточка и ее реквизиты
- Организация - При включении этого признака становятся доступными вкладки "Реквизиты" для ввода дополнительных данных об организации-клиенте
- Проблемный - Отметка проблемного клиента
- Партнер - Признак партнера
- Закрыто - Признак неактивного клиента (его не будет видно в списке по умолчанию).
- Черный список - Признак вхождения клиента в "черный список" нежелательных клиентов. Правее этого признака находится поле для даты окончания действия нахождения клиента в черном списке. Если эта дата не указана то время действия признака не ограничено.
- Примечание - Строка произвольных примечаний о клиенте
В правой части окна расположен список телефонов клиента, который можно редактировать при помощи кнопок Добавить, Изменить и Удалить, имеющихся над списком. Если у клиента имеется несколько телефонов, то один из них можно пометить признаком "Основной" при помощи кнопки "Основной телефон", расположенной над списком телефонов. Основной телефон будет виден в поле "Телефон" в окне Заказ, если клиент в заказе указывается путем выбора из Справочника клиентов. Рядом с номером телефона можно также указать тип номера (домашний, рабочий и т.п.).
В таблице "Деятельность" можно указать несколько видов деятельности клиента.
Вкладка "Прочее":
В группе "Паспорт" находятся паспортные данные клиента.
В группе "Водительское удостоверение" находятся данные о водительском удостоверении клиента.
- Пароль - Пароль клиента
- Email - Адрес электронной почты клиента. По этому адресу можно отправлять письма с подтверждением заказа.
- Веб-сайт - Адрес веб-сайта клиента
- Дополнительно - Дополнительная информация о клиенте
- Ответственный - Сотрудник, ответственный за данного клиента
В группе "Итоги" находятся некоторые статистические данные по клиенту:
- Заказы - Общая сумма всех заказов клиента
- Платежи - Общая сумма всех платежей клиента
- Баланс - Баланс клиента (разность между суммой платежей и суммой заказов клиента)
- Пересчет - При помощи этой кнопки можно пересчитать итоговые суммы клиента по всем его Заказам и Платежам
- Кол. заказов - Общее число заказов клиента
- Льготных - Число не использованных бесплатных поездок
- Использовано - Число использованных бесплатных поездок
На вкладке "Реквизиты" расположены поля с реквизитами организации, которые используются при формировании документов для данной организации (счета, акты и т.п.).
На вкладке "Сотрудники" расположена таблица со списком сотрудников организации, их телефоны и другие реквизиты. Рекомендуется занести в эту таблицу всех сотрудников организации, которые могут делать заказы. Тогда при вводе нового заказа ускорится ввод информации о сотруднике (и уменьшится число ошибок!) так как сотрудник будет просто выбираться из списка сотрудников организации.
На вкладке "Документы" находится список документов (файлов) клиента.