Как начать работать с программой

Учет в программе "Игровые автоматы" ведется независимо двумя способами: по показаниям счетчиков автоматов и по кассе. Эти два способа учета дополняют и взаимно контролируют друг друга. Но вовсе не обязательно вести оба способа учета. Например, иногда целесообразно ограничиться только учетом по счетчикам автоматов, так как ведение в программе Кассовой книги предполагает наличие компьютера (и навыков работы с программой) у кассира. 

Программа может вести учет одновременно по нескольким Группам автоматов. Обычно группа автоматов представляет собой отдельный зал автоматов со своей кассой и своим ответственным за автоматы. Учет по каждому такому залу ведется независимо, но отчеты нескольких залов могут быть объединены в программе для анализа общей картины по всем залам.

Учет ведется на основе Смен. Смена, в принципе, может быть любой длительности: 8 часов, 12 часов, 24 часа, хоть месяц - как принято в Вашей организации. Обычно смены в программе совпадают со настоящими сменами сотрудников в зале и в них фиксируются результаты работы очередной смены сотрудников. Эти результаты "утверждаются" в программе как сотрудником сдающим смену так и сотрудником принимающим смену (а также, возможно, еще одним проверяющим сотрудником). 

Ответственный за автоматы в конце каждой смены оформляет в программе Отчет о работе за смену, а кассир - закрывает смену кассы

В отчете о работе за смену ответственный за автоматы записывает показания счетчиков всех игровых автоматов группы на конец смены. (Программа позволяет также записывать и промежуточные состояния счетчиков автоматов в любой момент времени а также контролирует правильность ввода показаний счетчиков). На основе показаний счетчиков на конец смены программа рассчитывает Доход за текущую смену. Доход по каждому из автоматов считается по следующей формуле: 

Доход автомата = (Bet - Win - Bet прошлой смены + Win прошлой смены) * Номинал автомата

Одновременно кассир ведет в программе Кассовую книгу за текущую смену, которая представляет собой список записей о всех кассовых операциях в течении смены. Список возможных видов кассовых операций поддерживаемых программой имеется в Справочнике кассовых операций. Итоги работы кассы за смену (фактический остаток денег в кассе) фиксируются в записи о Смене кассы и "утверждаются" сотрудником сдающим кассу, принимающим, и проверяющим.

Итоги работы кассы за смену (Инкассации, Выплаты клиентам и Доход) должны совпадать с соответствующими показателями отчета о работе за смену, вычисленными на основе показаний счетчиков автоматов.


Для того чтобы начать практически вести учет в программе нужно заполнить ее Справочники и очистить базу данных программы от демонстрационных и тестовых записей.

В первую очередь нужно заполнить Справочник касс и Справочник игровых автоматов. Имеющиеся в программе демонстрационные записи об автоматах можно удалить (по одной записи) или отредактировать записи заменив их данными о Ваших автоматах. Начать нужно со списка Групп автоматов имеющимся в левой части окна "Автоматы". Каждую из Групп автоматов нужно обязательно связать с одной из касс в Справочнике касс. Предполагается что у каждой Группы автоматов имеется одна касса, обслуживающая эту группу (зал автоматов).

В записи о каждом автомате нужно обязательно указать Группу, Инвентарный код, Номинал и Начальные значения счетчиков автомата. Начальные значения - это показания счетчиков автомата перед началом первой Смены учета в программе. 

Заполнение Справочника видов игр не является принципиально необходимым - он служит только для облегчения заполнения поля "Игра" записи об автомате.

Справочники Кассовых операций и Объектов изменять нельзя! Они описывают операции и объекты необходимые для правильной работы программы.

Справочники Сотрудников, Категорий сотрудников, Подразделений и Должностей обычно заполняют и используют  когда программа работает в сети на нескольких компьютерах и требуется ограничить доступ к разным объектам программы некоторым  категориям сотрудников. Если же с программой работают на одном компьютере 1-2 сотрудника то, обычно, они имеют максимальные права доступа ко всему и система разделения доступа программы не используется.

Все данные программы (справочники и журналы) находятся в ее подкаталоге .\Dat\ в файлах базы данных *.dat. Эти файлы нужно беречь - лучше всего ежедневно делать из резервные копии на другом диске или другом компьютере локальной сети. Самый простой способ очистки базы данных от демонстрационных и "пробных" записей - это просто удалить некоторые из файлов базы данных, для чего нужно знать их назначение:

Файлы, выделенные в этом списке зеленым цветом, можно удалить перед началом использования программы чтобы быстро удалить "тренировочные" записи. Другой способ - удалять "вручную" по одной записи в соответствующей таблице. Но при этом нужно иметь в виду, что сначала удалять нужно "детей" а потом их "родителей". Например в Отчете о результатах работы автоматов за смену нужно сначала удалить записи о промежуточных состояниях счетчиков, затем записи о итогах работы автоматов на конец смены и только затем саму о итогах работы за смену группы автоматов.


Собственно ежедневная работа с программой (когда все Справочники уже заполнены) заключается в следующем: 

- Создается запись об очередной Смене. Если это не первая смена, то перед этим нужно закрыть предыдущую смену. Процедура закрытия смены заключается в том что подсчитывается остаток денег в кассе и он вводится в поле "Фактический остаток" записи закрываемой смены. После этого результат закрываемой смены должны "утвердить" три человека: кассир сдающий кассу, принимающий кассу и проверяющий. "Утверждение" производится путем нажатие на кнопку рядом с полями "Сдал", "Принял" и "Проверил" с последующим вводом личного кода и пароля сотрудника. После "утверждения" запись о смене становится недоступной для редактирования, но при необходимости ее можно "разутвердить".
При создании новой записи о смене сумма "Фактического остатка" предыдущей смены переходит в "Остаток на начало" новой смены.

- Далее нужно создать новую запись в окне "Отчеты о работе по сменам", соответствующей новой смене. Список автоматов в табличной части этого Отчета можно автоматически заполнить нажав на кнопку "Заполнить", расположенную над таблицей.

- В течении смены можно делать неограниченное число записей о промежуточных состояниях по каждому автомату (не обязательно). Это делается в таблице окна "День работы автомата".

- В конце смены показания счетчиков каждого автомата записываются в полях ввода окна "День работы автомата". После проверки Отчет о работе за смену "утверждается" сотрудником сдающим смену и сотрудником принимающим автоматы путем ввода кода и пароля сотрудника после нажатия на кнопки "Сдал" и "Принял" записи Отчета.