Как начать работать (быстрый старт)

1. Определение параметров учета

Прежде чем что-либо вводить нужно определиться с валютами и методиками учета. Эти параметры нужно правильно установить в самом начале и не стоит изменять в по ходу работы, так как это наверняка приведет к неразберихе.

Основные параметры методики учета задаются в Справочнике Фирм (пункты меню “Справочники - Фирмы”). Откройте запись о фирме номер 1 путем нажатия на кнопку “Изменить” .  На первой вкладке  записи о Фирме “Организация” можно для начала заполнить только поле “Наименование” фирмы.  Дальше переходим на вкладку “Учет” записи о Фирме.

Поле “Базовая валюта” обычно назначается “USD” (доллары США).  Это позволит вам вести учет одновременно в стабильной валюте (долларах) так и в рублях.  Если учет в долларах не нужен, то это поле заполняется “Руб”.

Поле “Национальная валюта” заполняется “Руб”. 

Поле "Валюта Цен” чаще всего принимается “Руб”, но иногда бывает и “USD”. В этой валюте будут печататься ценники и прайс-листы товаров.

Поле “НДС” заполняется значением 20 %, поле “Налог с продаж” – 5 %.  Эти значения будут использоваться по умолчанию, но для каждого товара их можно уточнить.

Признак “Использовать НДС каждого товара” включается только если в системе будут иметься товары с разными значениями ставки НДС (например, 20%, 10% и без НДС).

Признак “Цены включают НДС” в большинстве случаев должен быть включен.

Признак “Использовать НП каждого товара” включается только если в системе будут иметься товары с разными значениями ставки Налога с продаж.

Признак “Цены включают НП” в должен быть выключен.

Признак “Методика Через суммы’” должен быть включен. Выключить его нужно только если цены не включают НДС.

Признак “Без копеек” должен быть выключен.

"Режим работы со Скидками” - нужно установить букву “О” (большую русскую).

Дальше переходим на вкладку “Товар” записи о Фирме.

Все Признаки в левой части этой страницы можно пока оставить включенными.

Переключатель “Основной код товара” установить равным “В – Штрих код”, если у вас предприятие розничной торговли и при продаже товаров будут использоваться штрих коды.  Для предприятий оптовой торговли удобно сделать “Основной код товара” равным Артикулу товара. (Артикул – это краткий код товара, который обычно присваивается поставщиком товара).  Самый неудобный способ присвоения кодов товарам – это “С – Учетный код”.  В этом случае код товару формируется в зависимости от “Алгоритма формирования учетного кода”, устанавливаемого следующим переключателем.  Чаще всего используется алгоритм “Группа + Подгруппа + Инкремент”, когда код учетный товара формируется из кода Группы (2 цифры), кода Подгруппы (2 цифры) и номера товара внутри подгруппы (4 цифры).

Признак “Штрихкод = Учетному коду” должен быть выключен.

После заполнения всех полей записи о Фирме нужно нажать кнопку “Записать”, расположенную в нижней части окна, чтобы записать внесенные изменения.

Подробную информацию о настройке системы вы можете найти в главе “Настройка системы Компаньон” Руководства пользователя. 

2. Заполнить основные Справочники

Определите сколько у вас будет участков учета и заполните Справочник Участков. Учтите, что чем больше будет участков, тем больше придется вводить Накладных Внутреннего перемещения. Но зато на небольших участках проще наладить учет товаров, поэтому мы рекомендуем делать участки как можно меньше и назначать на каждом участке материально ответственное лицо.

Заполните Справочник Сотрудников. Рекомендуется каждого сотрудника вашего предприятия занести в этот справочник присвоить ему свой код и пароль. Это не только ограничивает доступ к данным но и дает возможность проследить кто что делал в системе. Дело в том, что на основе информации из Справочника Сотрудников, можно печатать различные ведомости, Доверенности и другие документы. Различным Категориям Сотрудников можно присваивать настроить разные права доступа к различным частям системы Компаньон.

В Справочнике Валют должно быть как минимум две валюты “Руб” и “USD”.  Для рубля курс должен всегда быть равен 1.

Первой записью в Справочнике Организаций должна быть запись о вашей Фирме. Для начала можно ввести еще несколько организаций поставщиков и покупателей. Для каждой организации в Справочнике Организаций должна быть указана “Валюта расчетов” (обычно рубли). Это валюта, в которой будет вестись Карточка Взаиморасчетов с данной организацией. Для каждой Организации нужно обязательно включить признак “Поставщик” или “Покупатель” или оба оба этих признака. 

3. Ввод информации о Товарах

Каждый товар в системе Компаньон принадлежит к какой-либо группе и подгруппе товаров. Поэтому, прежде чем вводить товары продумайте структуру групп и подгрупп товаров и заполните Справочники Групп и Подгрупп товаров. Подгруппы для каждой группы удобно вводить на вкладке "Подгруппы" записи Справочника групп.
Имейте в виду, что если вы будете применять электронные весы, то весовые товары могут быть только в первых 9-и группах (с номерами от 1 до 9) и номер подгруппы у весовых товаров тоже не может быть двухзначным числом (только от 1 до 9-и).

Для каждого товара в системе должна быть заполнена Запись о Товаре в Справочнике Товаров. В ней обязательно нужно указать Наименование, Группу и Подгруппу, Единицу измерения и Розничную цену.  Если вы выбрали методику учета, когда Учетный код совпадает с Штрих кодом, то нужно также ввести и Штрих код. Если товар не имеет заводского штрих кода можно назначить ему внутренний штрих код путем нажатия на кнопку “EAN", расположенную правее поля “Штрих код”. Если у вас Учетный код совпадает с Артикулом, то нужно обязательно ввести Артикул товара. Помните, что Учетный код каждого товара должен быть уникальным.

Поле “Цена последней закупки” заполнять не обязательно, так как оно будет заполнено автоматически при утверждении Приходной Накладной.  Но это поле удобно использовать (вместе с полем “Текущая ТН”) для вычисления розничной цены товара по закупочной и заданной величине Торговой Наценки. Чтобы сделать это, заполните поля “Цена последней закупки” и “Текущая ТН”) и нажмите кнопку со стрелкой, расположенную левее поля “Розничная цена”. После этого поле “Розничная цена” будет заполнено вычисленным значением. 

Оформление Приходной Накладной

Перед оформлением Приходной Накладной информация об организации-поставщике должна быть внесена в Справочник Организаций, и все товары накладной должны быть введены в Справочник Товаров.

Войдите в Ведомость Приходных накладных (пункты меню “Приход” и “Приходные накладные”) и нажмите в ней кнопку “Добавить. В появившейся записи о Приходной накладной заполните поле “Поставщик", "Участок", "Курс валюты взаиморасчетов”, возможно “Курс USD”.  Перейдите на вкладку “Товары” накладной. Нажмите кнопку “Добавить”. В появившейся форме “Товар приходного документа” заполните поля “Товар” (вручную или выбором из Справочника Товаров), “Количество” и “Закупочная цена” и нажмите кнопку “Записать”. Сразу после этого появится новая (пустая) форма ввода записи о товаре накладной. Заполните ее данными о следующем товаре накладной, а если товаров в накладной больше нет, отмените ввод нового товара, нажав на кнопку “Отменить”. Проверьте накладную, и если все введено правильно, нажмите кнопку “Записать” в нижней части формы ввода приходной накладной. Завершить ввод накладной нужно выполнением операции “Утверждения накладной”. Эта операция выполняет все складские проводки и, в частности, изменяет учетные остатки товаров в системе. Операция “утверждения" выполняется путем нажатия на кнопку “Утвердить  в верхней части окна Ведомости накладных. После “утверждения” документа его нельзя редактировать, поэтому тщательно проверьте правильность ввода накладной прежде чем ее утвердить. 

Оформление Расходной накладной

Перед оформлением Расходной Накладной информация об организации-покупателе должна быть внесена в Справочник Организаций.

Войдите в Ведомость Расходных накладных (пункты меню “Расход” и “Расходные накладные”) и нажмите в ней кнопку “Добавить”. В появившейся записи о Расходной накладной заполните поле “Покупатель", "Участок", "Номер цены”, возможно “Скидка", "Курс USD”. Перейдите на вкладку “Товары” накладной. Нажмите кнопку “Добавить”. В появившейся форме записи о товаре заполните поля “Товар” (вручную или выбором из Справочника Товаров), “Количество” и “Отпускная цена” и нажмите кнопку “Записать”. Сразу после этого появится новая (пустая) форма ввода записи о товаре накладной. Заполните ее данными о следующем товаре накладной, а если товаров в накладной больше нет, отмените ввод нового товара, нажав на кнопку “Отменить”. Проверьте накладную, и если все введено правильно, нажмите кнопку “Записать” в нижней части формы ввода расходной накладной. Завершить ввод накладной нужно выполнением операции “Утверждения накладной”. Эта операция выполняет все складские проводки и, в частности, изменяет учетные остатки товаров в системе. Операция “утверждения” выполняется путем нажатия на кнопку “Утвердить  в Ведомости накладных.  После “утверждения” документа его нельзя редактировать, поэтому тщательно проверьте правильность ввода накладной, прежде чем ее утвердить. Если остатков какого-либо товара недостаточно для выполнения утверждения накладной, то накладная не будет до конца утверждена и в Ведомости Расходных накладных она будет отмечена знаком "?". В этом случае нужно оприходовать товар, и после этого повторить процедуру “утверждения”.

Ответы на часто задаваемые вопросы по системе Компаньон.